Rattaché à l’Autorité de Gestion, le Secrétariat conjoint a pour mission d’assurer la gestion opérationnelle du programme dans les champs d’intervention de l’Autorité de Gestion. A cette fin, le Secrétariat conjoint :
- participe, en collaboration avec l’Autorité de Gestion, l‘Equipe technique et les autorités partenaires à la définition d’un plan de communication et de promotion du programme à soumettre au Comité de Suivi ;
- réceptionne les projets déposés, en accuse réception et vérifie la complétude du dossier avant transmission à l’instruction ;
- rédige, sur base des dossiers d’engagement fournis par l‘Equipe technique, les conventions relatives à l’engagement de la contribution européenne et assure le suivi administratif des projets acceptés ;
- gère le suivi de la programmation des sous-programmes en liaison avec l‘Equipe technique ;
- met en place un dispositif de collecte des données sur l’état d’avancement du programme nécessaire à la gestion du programme opérationnel en partenariat avec l‘Equipe technique ;
- met à jour le système de gestion informatisé des données et encode les éléments nécessaires au suivi des projets, en collaboration avec l‘Equipe technique ;
- consolide l’état d’avancement physique du rapport annuel et final d’exécution en partenariat avec l’Equipe technique et établit la partie financière desdits rapports à transmettre au Comité de Suivi ;
- assure le secrétariat du Comité de Suivi ;
- effectue, avant transmission à l’Autorité de Certification par l’Autorité de Gestion, une vérification de la conformité des dossiers relatifs au paiement de la quote-part européenne ;
- assure le secrétariat des différents groupes de travail mis en place par l’Autorité de Gestion ou le Comité de Suivi du programme.
